Cómo evitar que el exceso de mails nos reste productividad

Nadie duda de la utilidad de los correos electrónicos. Sin ellos, trabajar era más complejo y se requería mucho tiempo para, por ejemplo, contactar con varias personas, informarlas de algo y escuchar sus pareceres. Pero los mails son también una carga cuando se utilizan mal en el ámbito laboral.

¿Cuántas veces has pensado dedicarte a terminar algo durante tu jornada y te ha sido imposible por la continua recepción de mails? Es algo muy habitual y frustrante. La gran mayoría de trabajadores dedica los primeros minutos –o incluso horas- de su jornada laboral a chequear su bandeja de entrada, leer y contestar los correos.

Usar los mails con cabeza

Cuando el número de mails no es muy elevado y su importancia es notable, el correo electrónico cumple una función fundamental. Pero, ¿qué pasa cuando todos los días tenemos una ingente cantidad de comunicaciones y muchas de ellas son simplemente para mantenernos informados de algo que probablemente no necesitemos saber? ¿O cuando el goteo de mails se sucede a lo largo de todo el día interrumpiéndonos constantemente? Es simple: perdemos gran cantidad de tiempo gestionando el correo y nuestra productividad disminuye notablemente.

Está demostrado que la mayor parte del tráfico de mails en una oficina grande es interno, entre compañeros, y gran parte de ellos además son charlas electrónicas que en una conversación oral no durarían más de 3 minutos y que vía mail pueden llegar a alargarse durante toda la mañana. Eso sin tener en cuenta aquellos correos extralaborales. La conclusión es que el abuso del correo electrónico es un enemigo del trabajador, a pesar de ser indispensable.

Al final, como en casi todo, el secreto radica en la justa medida. Evita que te pongan en copia si no es estrictamente necesario, sustituye las conversaciones electrónicas por orales y usa el correo como la herramienta productiva que es. Notarás que el día te cunde más.

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